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프로세스 개선을 통한 ERP 구축 성과 UP!!!

- Global Single Instance (GSI) 8탄 -

KSUG 회장 김홍기

 Global Operation Exellence를 위해서 Global Best Practice 기반의 프로세스 혁신을 통한 To-be 수립이 중요하다고 말씀드렸습니다. 또한 프로세스 혁신을 시작할 때 회사의 비전과 목표를 명확히 이해하고 그 기반 위에서 이루어져야 하며 그러기 위해서 기업의 업과 환경에 적합한 몇 가지 원칙을 정하고 시작하는 것이 좋다고 지난 달에 언급하였습니다. 이번에는 프로세스 혁신을 추진하는 내용 중심으로 이야기 해보겠습니다.

 어느 정도 규모가 되는 기업이라면 프로세스 Map을 만들고 시작하는 것이 좋습니다. 처음에 완벽하지 않을지라도 최대한 반영한다는 생각으로 Map을 만들고 진행하면서 완성하면 됩니다. 이런 프로세스 Map을 가지고 있으면 프로젝트를 진행할 때 프로세스를 놓치는 경우를 예방할 수 있고 Cross Function 과제나 End-to-End 프로세스를 제대로 관리할 수 있고 전체 프로젝트 관리를 효율적으로 진행할 수 있습니다.

 Single ERP 구축을 통해서 기업 내 전직원은 언제 어느 곳에 있든지 실시간으로 제약 없이 동일 Data를 기반으로 동일한 환경에서 업무를 수행할 수 있는 기업을 만들고 싶어 합니다. 이러한 목표를 달성하기 위한 Key Word를 선정하고 Key Word를 제대로 구현하기 위해서 필요한 목표나 Task를 설정하고, 이러한 목표를 달성하기 위한 과제가 프로세스 개선의 출발점이 됩니다.

Key Word 예를 들어보면 Speed 개선, Visibility(가시성) 제고, 10여년 전부터 강조되고 있는 Agility 확보와 함께 Flexibility(유연성) 제고, Efficiency나 Effectiveness 등 운영 효율 향상, 환경/개인정보/Regulation 등 위반 시 기업에 막대한 영향을 미치며 최근에는 ESG 경영 강화로 Transparency(투명성) 확보, Automation 등이 있습니다. AI, M/L, Big data, Analytics 및 Blockchain 등과 같은 New Technology 등을 활용하여 프로세스 혁신이 활발하게 이루어지고 있습니다.

 Speed 개선과 관련된 과제 사례를 들어보겠습니다. 회사 내에는 수많은 Cycle Time이 있으므로, 개선 활동을 통해서 제반 Cycle Time 스피드를 대폭 개선하고 궁극적으로는 실시간 의사결정 체계를 만들어 가는 것입니다. 따라서 기업 내 중요하거나 절실한 과제를 먼저 선정해서 시행하면 좋습니다.

재무 측면에서는 결산 일정 단축이 가장 기본이면서, 이를 통해서 일하는 생각과 문화를 변경할 수 있습니다. 시스템 데이터 기반 재무제표와 분석 자료 산출이 월말 지나고 익월초 아침에 볼 수 있으면 최상이지만 마감과 결산 수행 활동이 수반되므로 M+2~3일이면 준수합니다.

결산이 빠르게 마무리 되면 기업 실적 공시도 조기에 할 수 있으므로 기업이 투명하다고 생각됩니다. 조기 결산을 위해서는 회사 내 모든 기준과 프로세스가 혁신되어야 하므로 일하는 생각과 문화가 개선되어야 됩니다. 또한 결산이 M+10일이나 15일에 이루어진다고 하면 보름 정도는 전월에 매달려 일해야 하므로 효율이 떨어질 수 밖에 없습니다.

 여기서 많은 분들이 이의를 제기할 수 있죠? “우리도 그러고 싶지만 그렇지 못하는 사정이 있다.” 맞는 말씀입니다. 그렇지만 문제점을 도출하고 개선 의지를 통해서 기준과 프로세스를 변경하고 관련된 조직(거래선 포함) 설득을 통해서 지속적으로 추진하면 달성할 수 있습니다.

제조나 유통 업체 등 재고를 운영하는 기업은 원자재나 제,상품 수불이 보통 M+2일이나 3일에 이루어진다고 하죠. 원자재의 경우 입고와 출고 마감은 무조건 월말에 한다는 원칙을 세우고 시행하며, 안되는 사유가 있다고 하면 원인을 찾아서 함께 해결합니다. 예를 들어보면 자재 단가 결정이 월말에 이루어져서 월중에는 가단가를 운영하거나 수량만 수불하다가 익월초에 정산하고 수불하므로 월말에 할 수 없다고 한다면 프로세스를 강하게 준수하도록 해야합니다.

단가 결정을 사전에 하면 입고 시점에 정상 단가로 이루어 집니다. 어차피 한 번은 하는 일이니 사전에 미리 하면 프로세스가 간단해집니다.

제,상품의 경우도 마찬가지로 매출 실적 때문에 무리하게 월말이나 이후에 밀어내는 것은 금지하고 원칙을 준수하도록 해야 합니다. 철저하게 시행하는 첫 달만 조금 줄어들지 이후는 동일하게 됩니다. 거래선과 반품은 말일까지 도착 반품만 인정하면 M+1일 아침에 제,상품 마감이 가능합니다.

판매장려금 등 판매 정책과 관련된 제도도 과감하게 사후 정산에서 사전 시행하는 기준으로 변경하여 마감과 동시에 마무리 될 수 있도록 합니다. 언급한 사항들이 지켜진다면 매출도 자연스럽게 조기에 마감될 수 있습니다. 이렇게 운영되면 불필요한 일들이 많이 줄어들게 되어, 보다 더 전략적이고 중요한 일에 집중할 수 있으므로 기업내 여러 부서의 효율이 높아질 수 있습니다.

이외에도 걸림돌이 있다면 모두 정리하고 원인을 파악하고 대책을 찾아서 기준에 반영하고 준수하게 합니다. 비용 마감시 일정이 지연되는 항목들이 있다면 지속적으로 개선하여 효율 향상이 이루어지도록 합니다. 선급비용과 같이 먼저 지급하고 월별 반영하는 경우는 월별로 자동으로 시스템에서 반제 기표 되도록 하고, 감가상가비 유형은 고정자산 마감 후 자동으로 상각비 기표가 되도록 하는 것 입니다. 즉 가능하면 자동으로 수행되도록 하는 것이 좋습니다.

프로세스는 없애는 것이 제일 좋고, 단축하는 것이 그 다음 입니다. 예를 들면 내부거래 정확성이 떨어지고 이로 인해서 시간이 많이 소요되는 경우가 많습니다. 월말에 내부거래 대사(연결의 경우는 지법인과 내부거래 대사)로 골치 아픈 경우가 종종 있죠. 대부분 내부거래는 맞기표 방식(사업부나 지법인 주체별로 각각 기표 후 월말에 대사하여 소거)을 사용하고 있는데 발생 주체가 한꺼번에 동시 기표 방식으로 변경하면 미달이 발생하지 않고 항상 일치하게 되므로 “내부거래 대사”라는 프로세스가 없어지게 됩니다. 승인 프로세스와 내부거래 대사 내역을 시스템으로 함께 구축하면 됩니다.

결산은 재무제표, 제조/매출원가와 총원가 및 관련 자료들을 산출하여 외부공표 및 내부 관리 목적으로 사용되므로 시스템에서 산출된 자료를 기반으로 분석되고 회의 자료로 사용되어야 합니다. 그대로 사용하지 못하고 사람이 수작업으로 데이타를 수정해서 사용한다면 비효율이고 프로세스에 문제가 있습니다. 사전에 필요한 정보가 반드시 입력되도록 해야 합니다. 즉, 사전에 한번 입력된 자료로 필요한 부서가 모두 사용할 수 있는 정보 체계로 실시간 공유되고, 실시간 의사결정 자료로 활용되어야 합니다.

다음에도 계속해서 프로세스 혁신 관련하여 말씀드리도록 하겠습니다. 

감사합니다.