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3월 KSUG 뉴스레터 : 

S/4HANA를 더 똑똑하게 만드는 머신러닝/RPA, 어떻게 쓰이는가?

적용 예제를 통해 알아보는 지능형 ERP

2023년 3월 29일(수)

요새 인공지능에 대한 관심이 크게 증가하고 있습니다. 이에 KSUG 뉴스레터는 이번호 부터 당분간 인공지능을 활용한 지능형 ERP에 대해 집중 소개드릴 예정입니다. SAP 코리아의 도움을 받아서 기존에 있었던 좋은 소개 글들도 모아서 다시 보여드리고, 새로운 글들도 추가해서 KSUG 회원분들께 알토란 같은 좋은 정보를 골라 드리도록 노력하겠습니다.

지능형 ERP라 함은 머신러닝이나 RPA 같은 인공지능 기술들을 물류, 회계 등 업무 프로세스에 적용한 ERP 입니다. 최신 디지털 기술을 일상 업무에 적용한 시나리오를 제공하는 지능형 ERP를 효과적으로 활용하는 방안에 대해 알아보도록 하겠습니다.

우리 삶에 이미 스며든 지능형 혁신

우리는 디지털 혁신, 디지털 트랜스포메이션, 지능형 기술, 지능화 같은 단어가 넘쳐나는 시대를 살고 있습니다. 비즈니스 영역에 관심이 있는 분이라면 한 번쯤 들어보고 앞으로 추구할 방향이라는 데 모두 공감하는 목표입니다. 하지만 가끔 이런 단어를 들을 때마다 마음속 깊은 곳에 떠오르는 질문이 있습니다.

“ 지능형 혁신이 정확히 무엇을 의미하는 걸까? 좀더 구체적인 설명이 필요해.”

개념적으로는 모두가 이해를 하지만 이를 실제로 비즈니스 영역에 적용하려고 하면 막막하기만 하고 뜬구름 같은 개념이라는 생각이 듭니다. 이럴 때 가장 좋은 방법은 바로 우리 주변에서 구체적인 사례를 찾아보는 거죠.

지능형 기술 또는 그를 통한 혁신은 우리의 일상 생활과 상당히 동떨어진 단어 같지만 잘 살펴보면 사실 그렇지 않습니다. 우리는 이미 알게 모르게 디지털 혁신이 접목이 된 수많은 서비스를 누리면서 살고 있습니다. 애플의 시리, 테슬라, 쿠팡의 로켓 와우, 토스 등 굉장히 익숙한 이름들이죠.

간단한 예를 들어 볼까요?

아침에 출근 준비를 하며 인공지능 스피커로 오늘의 날씨, 교통 상황 같은 정보를 손쉽게 얻고 출근하는 도로위에서는 자율 주행 소프트웨어가 탑재된 테슬라가 지나가는 것을 볼 수 있습니다.

퇴근길에는 넷플릭스를 보거나 다음날 아침 식사를 위해 쿠팡의 와우 배송서비스를 이용하는 등 다양한 구독 서비스를 활용합니다. 마지막으로 잠들기전 토스와 뱅크 샐러드처럼 개인 금융 자산에 대한 실시간 분석과 인사이트를 통해 지출을 줄 이고 미래를 위한 금융 계획을 세우곤 합니다.

이처럼 지능형 혁신으로 탄생한 서비스는 일상 생활에서 쉽게 찾아볼 수 있습니다.

그런데 아침에 출근해 업무의 세계로 들어가면 일상 생활 속에서 당연하게 생각하는 사용자 중심적이고 디지털 친화적인 경험을 찾아보기 힘듭니다. 아침에 명찰을 패용하고 업무의 세계로 들어오면 위의 그림에 명시된 것처럼 수작업 처리와 어려운 시스템 학습에 여전히 상당한 시간을 사용합니다. 데이터 정합성 문제도 곳곳에 존재합니다. 이로 인해 업무 지연이 발생하고 사용자는 지치고 예상치 못한 야근을 해야 하기도 하죠.

예를 들어 엑셀은 그 자체로는 훌륭한 분석 및 리포팅 도구지만 디지털 시대에 걸맞는 사용자 경험을 비롯한 지능화된 업무 방식을 제공하지는 못하죠. 여전히 데이터 정합성, 사용하기 어려운 시스템, 수작업, 사소한 인간의 실수(휴먼 에러) 등은 업무 담당자의 하루 일과의 상당 부분을 차지하고 일상에서 겪는 디지털 친화적인 경험과 많은 괴리를 보입니다.

지능형 기업의 핵심 구성요소
 

사용자 경험, 지능형 기술, 비즈니스 모델, 실시간 분석은 지능형 기업(Intelligent Enterprise)을 구성하는 중요한 요소이며 SAP S/4HANA는 이 4가지 요소가 반영된 지능형 ERP입니다.

SAP S/4HANA 는 사용자에게 디지털 시대에 걸맞는 보다 나은 사용자 경험을 제공하고 지능형 기술로 업무를 자동화하며 보다 나은 의사결정을 지원합니다.  또한 새로운 비즈니스 모델은 물론 실시간 데이터 분석 기반의 의사결정을 지원합니다. 마치 업무 과정 속에서도 AI 스피커, 자율 주행차를 활용하는 듯한 경험을 제공합니다.

지능형 기술로 바뀐 영업 관리자의 하루

먼저 영업 관리 프로세스는 영업 문의 생성부터 매출 예측과 주문 추적, 배송 관리까지 영업 관리자의 업무 전반에 대한 지능형 시나리오를 제공합니다. 이를 통해 수많은 엑셀 작업, 사소한 일상적 오류를 방지하고 선진화된 프로세스와 디지털 신기술을 접목해 업무를 효율적으로 수행할 수 있습니다.

영업 관리팀 김대리의 변화된 일상을 살짝 확인해 보도록 하죠.

김대리는 매일 아침 업무 시작과 함께 홈 화면에서 주요 실적 지표를 검토합니다. SAP S/4HANA에 탑재되어 있는 분석 엔진으로 핵심성과지표(KPI)인 현 매출 실적, 예측값, 목표를 한 눈에 확인합니다. 또한 머신러닝 알고리즘을 활용한 매출 예측치를 기반으로 추후 목표치의 달성 여부를 확인하고 실적과 목표 간의 차이를 확인, 원인 분석을 통해 목표 달성을 위한 인사이트를 얻을 수 있죠.

그 외에도 기존의 견적 금액에 대한 매출 전환율 예측을 통해 매출 부진에 대한 원인을 파악하거나 적시에 사용자에게 견적서 만료 일자를 알려줌으로써 영업 담당자가 제 때 문제를 해결할 수 있도록 지원합니다.

RPA(로봇 프로세스 자동화, Robotic Process Automation)로 판매 오더 생성과 같이 기존에 수작업으로 진행했던 업무를 자동화하고 업무 담당자는 절약한 시간을 좀 더 중요한 의사결정에 투자합니다. 즉 신기술의 적용으로 단순한 비용 절감을 넘어 업무 담당자에게 보다 나은 사용자 경험을 제공하고 고부가가치를 창출할 환경을 제공합니다.

이처럼 김대리는 SAP S/4HANA의 머신러닝을 통해서 판매 성과를 예측하고 매출 증대를 위한 잠재적 기회를 식별하며 견적 만료에 따른 알림을 통해 문제를 사전에 예방하고 RPA로 대량의 수작업 업무를 자동화할 수 있게 되었는데요. 김대리의 하루가 여러분의 일상생활이 된다면, 업무 모습이 어떻게 변화할 지 상상이 되세요?

지능형 기술과 협업하는 구매팀의 하루

SAP S/4HANA에 내장된 혁신 기술과 선진 프로세스는 구매 조달 프로세스 전반에 걸쳐 사용자의 업무 자동화를 지원하고 실시간 분석으로 비용을 절감하고 위험을 최소화하도록 지원합니다. 이번에는 구매 관리팀 구과장님의 구매요청 일괄 검토 및 승인부터 배송 이슈 관리까지 구매팀의 하루 일과를 어떻게 변화시킬 수 있는지 살짝 확인해보도록 하겠습니다.

구과장의 하루 일과 중 상당한 시간과 수작업을 요하는 부분은 다량의 구매 요청 건에 대한 검토 및 승인입니다. 모든 구매 요청 건을 철저히 확인하고 필요한 조치를 적시에 취하기 어렵죠. 이를 SAP S/4 HANA에 탑재된 머신러닝을 활용해 각 구매 요청의 신뢰 수준을 도출하고 신뢰 수준이 높은 요청 건을 빨리 승인해 절약한 시간을 전문지식이 필요한 요청에 집중할 수 있습니다. 그 결과 구과장은 정확한 정보에 입각한 의사결정을 신속하고 효율적으로 진행하며 규정을 준수할 수 있게 되죠.

그러면 납품관리와 관련된 업무는 어떻게 변화될까요?

납품업체가 납품확인서와 다르게 납품 수량이 당초 확정했던 것보다 적어 생산에 지장을 줄 수 있는 경우가 있는데요. 이 때 SAP S/4HANA는 필요한 배송 날짜에 대한 수량 변동을 감지하고 이를 구매 담당자에게 알립니다.

해당 알림에는 구과장이 바로 문제 상황을 제대로 파악하고 해결할 수 있도록 공급업체의 연락처 등 세부 정보가 포함됩니다. 나아가 자재 결품 방지를 위해 다른 공급업체로부터 추가 자재를 주문할 수 있도록 대체 공급업체 목록도 제공합니다.

이를 통해 구과장은 잠재적인 자재 결품을 사전에 방지하고 생산 차질을 피할 수 있습니다.

납기 관리 역시 보다 똑똑해진 시스템의 도움을 받아 자재 납품 지연을 미연에 방지할 수 있습니다. 과거 구매 정보를 기반으로 납품 지연이 발생할 수 있는 다양한 시나리오를 고려해 개별 구매 오더의 도착 예상일을 제공합니다.

이처럼 납기 누락 및 지연 가능성이 있는 공급업체를 사전에 파악하고 이를 선제적으로 대응해 보다 신뢰성 있는 자재 계획을 수립하고 생산 지연을 방지할 수 있습니다.

지금까지 SAP S/4HANA의 선진 프로세스와 신기술을 접목해 구매 조달 업무를 어떻게 혁신할 수 있는지 살펴보았습니다. 머신러닝을 활용한 구매 요청 승인 프로세스 간소화, 여러 RPA 봇을 활용한 수작업 감축, 배송 수량 변동 문제 해결, 배송 지연 예측까지. 직접 보신 소감은 어떠신가요?

재무도 이제 지능형 기술이 적용된다
 

4차 산업혁명의 새로운 기술로 지칭되는 머신러닝과 RPA(로봇 프로세스 자동화)는 물류 영역뿐 아니라 재무 영역에도 새로운 기술의 도움을 받아 다양한 업무를 더욱 더 손쉽게 처리할 수 있게 되었습니다.

재무관리팀 김부장의 하루를 보며 지능형 기술이 어떻게 적용되었는지 살펴보겠습니다.

채권 관리 업무에 똑똑한 조수를 두다
 

먼저 재무팀에서 가장 까다로운 업무인 채권 관리 프로세스입니다. 오래 전부터 입금 내역과 미수금계정 혹은 매출채권(AR) 간의 반제 업무는 수많은 사람의 수작업으로 수행되었습니다. 은행으로부터 받은 입금 내역에는 입금된 금액을 비롯해 매우 제한된 정보만 있기 때문에 복잡한 정보로 구성된 채권과의 반제 업무에는 ‘고객 – 영업팀 – 재무팀’ 간에 많은 확인 작업이 필요한 업무였습니다.

SAP S/4HANA는 이런 채권 관리의 어려움을 ‘지능형 RPA, 머신러닝, 예외상황 처리’ 등 새로운 기술을 적용해 해소합니다. 먼저 업체 간 신용관리를 위해 송금내역/지급내역(Payment Advice) 문서를 비전 인식 기능이 읽어낸 비즈니스 정보, 즉 고객의 지급내역으로 저장합니다. 이렇게 입력된 입금 상세 정보는 은행으로부터 받은 입금 정보를 채권과 반제할 때 사용합니다.

채권과 입금 내역을 반제하는 작업에는 머신러닝 기술을 적용합니다. 과거 반제 내역을 학습해 자동으로 반제 처리를 수행해 고객 신용을 더 빠르게 반영하고 재무 지표의 정확도를 높일 수 있습니다.

이 과정에서 누락된 지급 통지가 있다면 예외상황 관리 기능이 귀신같이 찾아내서 김과장에게 똑똑하게 알려줍니다. 김과장은 SAP S/4HANA가 알려준 누락 정보를 확인하고 후속 채권 관리 절차, 예를 들면 지급 약속을 기록하거나 분쟁 케이스를 등록하는 등 관련 작업을 바로 수행합니다. 이후 분쟁 케이스의 후속 업무인 독촉 메일 발생 발송까지 iRPA 가 김과장이 다른 중요한 일을 하는 동안 대신하여 수행해 줍니다.

회계 정보에 예측을 추가하다
 

회계 정보란 기업의 성적표이자 건강검진 결과서와 같습니다. 그런데 요즘 건강검진을 해보면 어디가 나쁘니 무엇을 앞으로 조심하라는 등 미래에 대한 조언도 같이 있습니다. 기업이 가지고 있는 회계 정보도 그럴까요? 아마 현재의 재무 상태, 손익 상태를 가장 확실하게 나타낼지 모르겠지만 미래의 모습은 담고 있지 않을 가능성이 높습니다.

SAP S/4HANA 가 제공하는 재무제표에는 미래에 대한 정보도 포함되어 있습니다. 어떻게 그럴 수 있냐구요? 이 지능형 ERP에 탑재된 예측 회계 엔진을 활용해 물류 정보에서 미래의 회계전표를 만들어 이걸 예측 회계 문서로 만듭니다. 이를 통해 기존의 통계 기법을 활용한 분석보다 훨씬 상세한 수준의 수익성 분석이 가능해지고 예측 정보의 정확도와 활용도 역시 과거에 비해 훨씬 높아집니다.

구독 경제의 수익성 분석, 어떻게 다르지?
 

공유 경제와 일반 제조업의 서비스화가 과거보다 더 중요해지면서 회계에서 요구되는 덕목 역시 달라지고 있습니다. 매출이 제품에서 서비스 형태로 변경되면서 프로세스 처리 방법도 바뀌었고 분석 방법도 변화했습니다.

고객을 나누는 세그먼트는 나이, 성별, 지역, 취향 등으로 더욱 더 잘게 쪼개 졌으며 서비스/제품도 보다 개인화, 세분화 되고 있습니다. 이로써 마진 분석을 위한 원가 역시 매출에 대응하기 어려워 졌습니다. 이런 상황에서 과거의 제품 중심 ERP에 있는 데이터만을 기반으로 하는 수익성 분석으로는 새로운 가치를 창출하기가 더 어려워졌습니다.

SAP S/4HANA는 머신러닝과 분석(Analytics) 기술을 적용해 유의미한 세그먼트 클러스터를 찾아내고 각 세그먼트 클러스터 간 마진에 주는 영향도를 분석합니다. 김과장은 이제 이러한 기능으로 우리가 가진 새로운 가능성을 더 빠르게 시도하고 도전해 볼 수 있게 됩니다.

이렇게 지능형 기술은 생각보다 우리가 지금 알고 있는 업무에서 더 많은 정보를 ERP 에 담아낼 수 있고 이를 비즈니스 가치로 바꾸는 일을 더 적은 노력으로 할 수 있게 합니다. 그렇게 절약한 김과장의 시간은 새로운 비즈니스에 대응하는 데 사용할 수 있게 되죠.

전 업무 영역에 널리, 딱 맞는 기술을 적재적소에
 

앞선 예제에서 보셨다시피 SAP S/4HANA의 지능형 기술은 재무 영역에만 국한되지 않습니다. 연구-판매-구매-재무-위험관리의 전사 업무 영역에 걸쳐 지능형 기술이 주는 특징이 가장 극대화 되도록 접목한 시나리오가 준비되어 있습니다. SAP 가 가진 50년에 걸친 프로세스에 대한 이해가 바탕이 되어 가능한 일이죠.

멈추지 않는 혁신 엔진, SAP S/4HANA
 

지금까지 보셨던 몇몇 지능형 업무 적용사례는 현존하는 수많은 기능의 일부분에 불과합니다. SAP는 과거부터 제품 로드맵을 지속적으로 관리하면서 고객들과 함께 혁신의 장거리 달리기를 달려가고 있고 SAP S/4HANA에 탑재된 지능형 기능도 예외가 아닙니다.

이러한 지능형 기능은 SAP S/4HANA 의 적용 옵션 중 하나인 클라우드에 먼저 반영되기 때문에 좀 더 빠른 혁신의 기회를 잡기 원하신다면 적용 옵션을 SAP S/4HANA Cloud 로 고려하시는 것도 또 하나의 혁신 가속화 전략이 됩니다.

우리가 현실에서 시리(Siri)에게 내가 좋아할만한 음악을 추천 받고 테슬라의 자율주행 기술의 도움으로 운전에서 자유로워진 두 눈과 손으로 가족들과 더 많은 소통을 하듯이 ERP에 적용된 지능형 기술은 우리에게 또다른 혁신, 또다른 가능성을 선사할 전망입니다.

지능형 기업으로 다가가는 간단한 3단계
 

아직은 우리에게 생소한 지능형 기술, 밑바닥부터 새롭게 만들어 도입하기엔 하드웨어부터 소프트웨어 애플리케이션, 관리 방법론까지 너무 많은 노력과 변화 관리가 필요합니다.

지능형 기능 요소를 모두 담은 SAP S/4HANA를 도입함으로써 지능형 기술 요소를 한 방에 기반 기술 요소로 들여 놓는 것을 첫 걸음으로 시작할 수 있습니다. SAP S/4HANA에 있는 포함된 지능형 기능과 시나리오를 검토해 빠르게 적용하는 것이 혁신을 위한 시간과 노력을 줄이는 것이 두번째 걸음이 될 것입니다.

만일 필요한 시나리오와 기능이 없다면 지능형 기술을 쉽게 적용할 수 있도록 만든 산업특화 선진사례(Industry Best Practice)와 사용자 중심으로 만들어진 지능형 기술 도구들을 사용해서 우리 회사 맞춤형 시나리오를 SAP 전문가와 함께 새롭게 만들어 볼 수도 있습니다. 

글쓴이 

이 글은 에스에이피코리아(SAP Korea)에서 S/4HANA Cloud를 통해 기업들의 디지털 전환을 돕고 있는 염희철(heecheol.yeom@sap.com) 파트너와 이태용(taeyong.lee@sap.com) 파트너가 작성한 글 입니다.