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Global Single Instance는 과연 왜 하고 어떻게 하는가? 

 KSUG 회장 김홍기

현재 많은 한국 기업들이 국내외 다수 판매나 생산 거점을 가지고 운영을 하고 있습니다. 심지어 구매 또는 R&D를 위한 해외 거점을 가진 기술 기업들도 많습니다. 이렇게 글로벌 사업 확장을 하는 대부분 회사들이 Global Single Instance (이하 GSI)에 많은 관심을 기울이고 있으며, 일부는 추진을 했거나 할 계획을 세우고 있습니다. 사실 이는 한국 기업만의 이슈가 아니라 일본이나 동남아 등 많은 기업들이 공통으로 가지는 고민입니다. 심지어 미국이나 유럽 회사들도 시스템의 통합과 분산이 주는 장단점을 두고 많은 검토와 시도를 하고 있습니다.   

저는 상당히 이른 시기였던 2000년대 초반에 이러한 고민을 본격적으로 시작하게 되었고, 많은 투자가 동반된 Global ERP 프로젝트에 참여하고 나중에는 운영을 책임지는 역할을 수행하게 되었습니다. IT 전공이 아닌 현업 출신인 저에게는 기술적 지식이 부족한 것도 힘든 점이었지만, 무엇보다도 배우고 참조할 사례가 없어서 새롭게 검토하고 Risk를 검증하는 것이 가장 큰 어려움이었습니다. 그 이후 20여년 동안 많은 시행착오와 난관을 겪으면서 여러 차례 유사한 프로젝트를 추진했던 것이 정말 값진 시간이었습니다. 그래서 앞서 고충을 겪은 경험자로서 지나온 경험들을 KSUG 회원 여러분과 함께 진솔하게 나누고자 합니다. 제가 몸담았던 회사와 그룹사에서 체험한 Global Single Instance는 통합과 분산의 장단점을 그 당시 환경에 맞추어 추진한 것이라 지금 여러분의 환경과 동일하지 않지만 참조하는데 도움이 될거라 생각합니다. 관심이 있다면 KSUG에서 토론 시간을 만들어서 여러분과 온라인 또는 오프라인으로 직접 만나서 이야기 나누는 시간을 갖도록 하겠습니다. 또한 앞으로 몇 차례에 걸친 뉴스레터에의 기고를 통해 통해 과거에 고민했던 많은 내용 등 경험을 공유하도록 하겠습니다. 

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먼저 ERP에 대한 이야기로 시작하겠습니다. 기존에 제가 구축하고 운영했던 ERP는 아마 가장 복잡한 프로세스와 대규모 데이터를 다루어야 하는 회사의 막중한 중추 시스템이고, 해외 전지역을 강하게 통합해서 Virtual하게 Single Instance로 묶는 Global ERP 아키텍쳐를 만들었기 때문에 많은 글로벌 회사에서 벤치마킹을 할 정도로 주목을 받았습니다. 오늘은 먼저 그 시스템을 만들기 위해 처음 고민을 시작했던 시점으로 돌아가서 이야기를 시작하겠습니다.  

ERP를 처음 접할 때 저는 재무부문에서 운영 업무를 담당하고 있었으며, 하고 있는 업무에 대한 전반적인 프로세스를 이해하지 못하면 파악하기 위해서 그리고 효율적이지 못하다고 느끼면 개선하기 위해서 노력했었습니다. 당시 물류와 재무 Process를 개선하고 통합(Integration) 시켜 놓은 ERP를 운영하고 있었고, 글로벌하게 표준화된 프로세스를 수립하여 전 법인에 운영하고 있어서 효율적으로 운영하고 있다고 생각했습니다. H/W와 S/W를 새롭게 구축하고, 프로세스를 혁신하고 정비해서 ERP를 운영하고 있었지만, 시간이 흐르면서 아쉬운 점들과 개선해야 할 사항들을 지속적으로 접하게 되면서 운영(Operation) 효율성 향상에 관심이 많았습니다. 가장 기본적이고 쉬운 것부터 의문을 가지고 고심하기 시작했고 점점 고민의 범위를 넓혀서 당시 Global ERP를 설계하면서 핵심적인 원칙을 만드는데 밑거름이 되고 도움이 많이 되었습니다.    

1. 기준정보의 속성까지 표준화되고 운영되어야겠다. 계정과목의 경우 미결관리가 필수인 계정은 Open Item으로 관리되고 필수 관리항목이 동일하고 시스템으로 통제되어야만, 같은 의미로 사용되면서 의사소통이 확실하고 정확한 정보가 될 수 있었습니다.  

2. 규정, Rule대로 일 하는 시스템이 되기 위해서는 전결규정 등 필수사항이 사전에 제대로 정비되고 시스템에 반영되어야 Workflow 대로 일할 수 있습니다.

3. ERP 시스템에는 많은 전표 등 Document가 발생하는데 자회사와 해외법인 CFO가 모두 확인하기 어렵고 부실과 부정의 가능성이 존재하므로, 최대한 시스템으로 통제되고 필수 확인사항을 최소한으로 제공하여 부담을 줄여야 했습니다. 

4. 원가계산을 포함한 글로벌 운영 기준이 법인별로 다르면 성과를 제대로 분석하고 효율성을 판단하기가 쉽지 않습니다.

5. Regulation, 회사 운영기준, 변화사항 및 개선이 지속적으로 발생하는데 법인별로 상이한 ERP(조금만 달라도 실제적으로 다른 시스템) 환경하에서 지속적으로 반영하기 위해서는 많은 인원과 비용 등 노력이 수반됩니다. 

6. 연결시스템을 구축해서 법인의 재무제표 등 주요 장부를 가져와서 운영해도 결산 마감 후 장부 파악이지 실시간 글로벌하게 관리되는 것은 아닙니다.

7. 기준정보와 프로세스가 완벽하게 표준화 통합되지 않으면 내부거래대사가 쉽지 않고, 연결 정보의 정확성이 떨어져서 투명성(Transparency)에도 영향을 줄 수 있습니다. 당시 앤론과 월드컴 등 투명성 관련 문제가 글로벌하게 심각하게 대두되었고 내부회계제도 강화 관련 새로운 법률 등이 제정되기 시작했습니다.

8. Data의 정확성은 물론 가시성(Visibility)이 확보되어야 글로벌 경영관리를 할 수 있습니다. 판매는 생산과 유통의 내역을 실시간 확인할 수 있어야 하듯이 세계 어디에서든 전 임직원이 동일한 Data로 일할 수 있어야 합니다.  

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정리하면 글로벌하게 운영기준과 Rule등을 수립하고 시스템에 적용하도록 하는 Reference Approach 방법은 초기에는 거의 유사하게 운영할 수는 있지만 시간이 흐르면서 점점 달라지게 되고 Maintenance나 Governance 확보가 어렵습니다. Template Approch 방법은 글로벌하게 수립한 운영기준과 Rule 등을 시스템에 반영하고 그대로 사용하게 하며 강력한 Governance를 확보하는 것입니다. 처음 구축에 많은 노력이 들어가지만 Matenance가 용이해지고 성공적인 GSI를 운영하여 효과를 극대화할 수 있고 지속적인 혁신의 토대가 될 수 있습니다. 요즘 관심이 많은 Digital Transformation을 통한 운영 혁신의 가장 큰 밑거름이 되기 때문에 GSI는 선택이 아닌 필수가 되고 있습니다.