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성공적인 ERP 구축은 기준정보부터!!!

- Global Single Instance (GSI) 6탄 -

KSUG 회장 김홍기

 지난 달에 마무리 하면서 ERP 시스템을 구축한다는 것은 단순히 IT가 주도하는 시스템 구축 프로젝트가 아니라, 현업이 주인의식을 가지고 운영기준, 프로세스, 기준정보 및 데이타 등을 총망라해서 회사의 일하는 방식에 대한 변화를 이끌어 가는 것이라고 말씀 드렸습니다. 이 중에서 데이타의 Visibility와 정합성 등을 확보하기 위해서 기준정보 기준 수립 및 정비는 특히 매우 중요하며 ERP 프로젝트의 출발점이라고 할 수 있습니다.

 회사의 비전, 목표나 슬로건을 달성하기 위한 중요한 실천 전략이 경영혁신이며, 이러한 경영혁신 활동을 통해서 Operation Exellence를 구현해야 합니다. 그래야 시스템에서 산출된 데이타를 가지고 실시간 분석하고 의사결정함으로써 스피드, 정확성, 투명성 및 Visibility를 확보할 수 있습니다. 그러나 많은 기업들의 현실은 이와 같지 않습니다. 시스템에 있는 데이타를 엑셀 등으로 다운 받아서 정보를 수정하거나 추가하고, 또한 필요한 목적에 최대한 근접하기 위해서 추가 수작업에 많은 공수를 투입하고 있습니다. 이렇게 작업된 데이터는 누계 분석 및 전월/전년/추세 등 비교 분석을 위해서 활용해야 하므로 이러한 수작업은 일회성이 아닌 지속적으로 반복되는 작업이 될 수 밖에 없습니다.

 왜 이렇게 일하는 기업들을 주변에서 흔하게 볼 수 있을까요? 여러가지 많은 원인들이 있지만 그 중에서 대표적인 몇 가지를 언급해 보겠습니다.

 1) 기업의 운영 시스템이 구축되기 시작하던 초기에는 기준정보(Code)가 유의미한 체계로 시작되었습니다. 즉 기준정보 Code값에 식별 가능한 의미가 포함되도록 구성해서, Code만 보면 바로 알 수 있도록 하는 것입니다. 그러다가 점점 여러가지 의미를 추가하게 되면서 Code의 필드 길이를 점점 길게 해서 보다 다양한 의미를 부여해서 사용합니다. 하지만 시간이 지날수록 Code는 점차 복잡해지고 한계에 다다르게 됩니다. IT 기술이 발달하고 ERP 등과 같이 많은 프로세스들이 End-to-End로 연결되는 메가 시스템들이 등장하면서 이제 Code 자체에 의미를 부여하기 보다는 기준정보별로 많은 속성을 담을 수 있는 마스터 데이터를 운영하게 되므로 Code별 속성에 대한 정의가 중요합니다.

 2) 글로벌하게 One Spec, One Code 정책을 제대로 운영하지 못하는 것도 중요원인이 될 수 있습니다. 기업내 모든 기준정보가 이 기본 원칙을 지켜야 하는데 그렇지 않은 경우가 너무 흔하게 나타나고 있습니다. 몇 가지 사례를 들어보면 하나의 조직(해외 법인 등)내에 여러가지 조직 Code를 사용한다면 조직 단위별로 정보를 보기 위해서 관련 Code 값을 모두 더해서 봐야 합니다. 또한 기능별로 Mapping Table을 사용하고 있다면 필요한 정보를 구성하기 위해서 Conversion해서 산출해야 합니다.
만일 동일한 자재가 복수의 Code값을 가지고 있다면 MRP, 재고 Aging 및 재고 관리 등을 정확히 하기가 극히 어렵습니다. 또한 내부거래 정확성을 확보하기도 어렵고 내부거래 대사에도 많은 시간이 소요됩니다. 더불어 글로벌 MRP, 발주 및 재고관리 등 글로벌 경영관리를 효율적으로 수행하기는 거의 불가능할 정도입니다.

 3) 기준정보별로 정보가 필요한 사항을 제대로 수립하고 기준정보 속성에 반영해서 운영해야 합니다. 예를 들어 계정과목의 경우 각 계정별로 필요한 관리기준(건별 미결관리 대상, P/O 번호, 거래선 및 기간 등) 수립과 필수 여부를 확실히 해야합니다. 그래야 필요한 정보와 분석을 수작업 없이 시스템으로 관리할 수 있습니다.

 4) 회사 내에는 ERP 외에도 많은 시스템들이 있는데, 모든 시스템에서 사용하는 기준정보가 전사적으로 통합 관리되지 않으면 복수의 Code가 사용될 수 있으며 시스템간 Mapping Table이 운영되는데, 대대적으로 정비하는 처음에는 어느정도 유사하게 운영될 수 있지만 시간이 지나면서 점점 어렵게 됩니다. 즉 기준정보에도 전사 Governance가 중요하며 전사 기준정보 관리 기능이 필요합니다.

 5) 제품, 고객 및 조직 등 주요 Code에 대한 관리 특성이 글로벌 Single View로 관리되어야 시스템으로 산출된 정보를 그대로 활용할 수 있습니다.

 6) 회사 경영관리상 필요로 하는 정보에 대한 정의가 사전에 먼저 정의되고 이러한 정책이 프로세스와 기준정보에 반영되어야 합니다. 필요한 정보를 얻기 위해서는 데이터 생성시부터 입력되고 관리되어야 합니다. 그래서 ERP와 같은 대형 프로젝트는 To-be수립이 제대로 이루어지도록 재무부서의 조기 참여 및 역할이 중요합니다.

 7) 기준정보는 프로세스를 제어하는 역할이 많으므로 프로세스 수립시 기준정보 기준이 먼저 확정되어야 합니다. Plant, 영업, 구매 및 조직 등은 물론이고 유해 화학물질 규제 대응 및 매입 상품 운영 기준 등이 반영되어야 합니다.

 8) BOM(Bill of Material) 등 복잡하고 매우 중요한 기능들도 기준정보 영역에 포함되어 관리되어야 합니다.

 9) 회사의 정책이 시스템에 제대로 반영되고 구축과 함께 기준대로 운영되어야 합니다. 예를 들어 회사가 시스템은 외부 공시 기준으로 관리하고 내부 경영관리 기준을 별도로 관리한다면 수작업에 의존하게 되므로, 두 가지 기준을 모두 시스템에서 관리될 수 있도록 프로세스와 기준정보를 수립해야 합니다. 또한 프로세스를 기준대로 엄격하게 준수하도록 관리해서 실물과 물동 및 재무 정보가 항상 실시간 일치해서 시스템 데이터로 모든 사람이 커뮤니케이션 해야 합니다.

지면상 몇 가지만 간단하게 언급하였고 이외에도 많은 내용들이 있습니다. 기준정보 관리시스템도 회사의 근간이 되는 모든 시스템들과 연계되어 운영되기 때문에 시스템 안정성, 네트웍 속도 및 재해 복구 시스템까지 제대로 구축되고 관리 되어야 합니다. 통상 기준정보 업무를 쉽게 생각해서 낮은 직급의 담당자에게 맡기는 경우가 많은데, Material Code와 BOM 등은 개발에서 시작되므로 개발실, 구매, 생산, 영업, 재무 등 핵심 간부들이 기준정보 운영 기준을 정하는 초기부터 깊은 관심을 가져주는 것이 무엇보다 중요합니다.

감사합니다.