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통합 ERP의 최고 정점: Global Single Instance (GSI) 5탄

- 효율적인 ERP 구축을 위한 프로젝트 출발! -

KSUG 회장 김홍기

 ERP 시스템 구축 이나 Up-grade 또는 GSI와 같은 대형 구축 프로젝트를 어렵게 승인 받아서 시작할 때, 처음부터 철저한 계획하에 진행되어야 구축 후의 ERP 시스템 완성도를 높일 수 있습니다. 시작 단계에서는 앞으로의 프로젝트 기간을 과신해서 다소 느슨하게 진행하거나, 초기에 정리했어야 하는 일들을 제대로 하지 못한 결과로 프로젝트 완성도가 기대에 미치치 못하고 아쉬움을 주는 경우를 흔히 볼 수 있어서 이번에는 이런 관점에서 말씀드리려고 합니다.

 철저한 As-is의 파악에서 출발해야 합니다. 그래야 현재의 문제점을 쉽게 도출할 수 있고 더불어 개선사항을 도출할 수 있습니다. 컨설팅을 받거나 외부의 도움을 받을 경우 기존에 정리되어있는 Best Practice를 최대한 검토하고 또한 패키지 시스템의 프로세스와 개념을 파악하여 개선 관점에서 사용할 수 있는 부분을 도출하는 노력이 필요합니다. 이렇게 여러가지 관점에서 도출된 개선사항을 As-is에 반영하면 To-be수립이 가능하게 됩니다. As-is를 제대로 파악되지 않은 상태로 To-be를 수립해서 구축하면, 프로세스가 누락되거나 제대로 시스템에 반영되지 못한 사실을 Test 단계나 구축 직전에 인지하게 되고. 이에 따라 구축이 지연되는 경우도 흔히 발생합니다. 심한 경우는 이러한 오류를 시스템 오픈 후에 알게 되어, 상당 기간 작업자들이 수작업으로 처리해야 하는 등, 불필요한 노고와 불만이 발생하는 경우도 있습니다.    

 프로젝트 추진 목표는 회사 비전 등을 달성하기 위해서 수립하기 때문에 기업별로 조금씩 다를 수 있지만 모든 기업이 필수적으로 반영해야 하는 내용 중심으로 말씀드리겠습니다. ERP 시스템은 데이타가 실시간 연결되고 일치되어야 하는데, S/4HANA를 사용하면 대량 데이타도 실시간 빠르게 처리해주고 있어서 정보계도 이제는 Batch 방식이 아니라 실시간으로 분석하여 의사결정에 활용할 수 있게 되었습니다. 따라서 경영 정보의 적시성, 일치성 및 정합성은 기본으로 확보하기가 훨씬 수월해졌으나, 실제로는 구현시 미흡하게 설계되어서 이런 실시간의 특징을 살리지 못하는 경우도 쉽게 볼 수 있습니다. 이를 사전에 방지하기 위해 다음의 사항들을 특히 심도있게 고려해야 합니다. 
 

 첫째, 회사에는 실물과 시스템 정보가 많이 있는데 이 정보들들은 항상 일치해야 합니다. 예를 들면 재고 정보가 실물과 시스템상에서 항상 일치해야 시스템상의 정보를 기준으로 재고 파악하고 생산계획에 반영하며, 주문과 납기대응 등을 할 수 있습니다. 별도로 예외사항을 파악하기 위한 활동이 없어야 합니다. 물론 재고에는 정상 제품과 함께 정상 판매할 수 없는 결함이나 반품 제품 등이 있는데 이들은 별도의 등급으로 관리되고 관련 프로세스에 반영 되도록 하면 됩니다. 

 둘째, 회사내 물동 정보와 재무 정보는 항상 일치하며 물동 흐름에 재무 정보가 동기화 되어야 합니다. 단순하게 물동과 재무 정보라고 했지만 각각에는 여러가지 유형의 정보들이 있는데 이런 모든 정보들이 항상 일치해야 합니다. 그래야 실시간 재무 정보들을 제대로 파악할 수 있습니다.

 셋째, 많은 회사들이 목표관리나 내부 보고를 위해서 관리 손익을 별도로 관리하고 있습니다. 이런 관리 손익과 법적으로 공시하는 경리 손익 또한 항상 일치해야 합니다. 그러기 위해서는 명확한 차이를 정리하고 프로세스와 시스템에 반영해서 항상 시스템에서 목적별로 즉시 볼 수 있고 차이를 알 수 있어야 합니다.

 위에 말씀 드린 내용이 기본이고 당연하다고 생각하지만 지속적으로 철저하게 지켜지는 기업 또한 많지 않습니다. 시스템 구축시 제대로 하지 않아서 정합성이 맞지 않거나, 구축시에는 맞았지만 지속적인 점검이나 변화관리 활동을 게을리 하면 바로 지켜지지 않기 때문입니다. 또한 분석이나 보고를 위한 활동을 시스템 데이타로 하지 않고 시스템 데이타를 참조해서 별도로 매뉴얼로 하는 기업들도 많습니다. 이러한 일들은 비부가가치 업무에 자원이 투입되는 낭비를 발생시키고, 데이타의 적시성과 정확성을 떨어뜨리며, 지속적인 개선이나 혁신 활동을 어렵게 하는 다양한 불합리의 원인이 됩니다.  

 Rule과 시스템에 의한 경영관리 체계 구축입니다. 즉, 시스템의 프로세스 대로 일하면 회사의 기준과 Rule에 맞추어서 일하는 것이 되도록 만들어야 합니다.  당연한 이야기로 들릴 수 있지만 이러한 기준을 지키는 것은 구축을 위해서도, 또한 지속적인 유지 개선을 위해서도 많은 노력을 필요로 합니다. 예를 들어 회사에는 업무별로 사업장별로 전결 규정이 있습니다. 전결규정 자체가 미흡한 경우에는 시스템에 제대로 반영하기 어렵고, 변경되는 전결 규정을 제대로 관리하지 못해서 기준과 실제 관행이 다른 경우에도 시스템 반영이 어렵습니다. 사업장이 여러 곳 있거나 해외에 사업장을 두고 있는 경우에는 글로벌 규정이 준비되고 시스템에 반영해야 합니다. 또한 환경 등의 영향으로 기업 환경과 Regulation이나 법 규정들이 지속적으로 영향을 받고 있습니다. 이런 변화에 대응하여 업무 절차나 기준들을 먼저 개선하고 이를 시스템에 반영해야 언제나 Rule과 시스템에 의한 경영관리를 할 수 있습니다. 수작업으로 일하는 것을 가능한 최소화 하고 통합 Portal을 통해서 빠르고 쉽게 일하는 환경을 유지하는 것이 중요합니다. 업무 절차를 시스템화 하여 할 일과 하고 있는 일을 시스템에서 점검 할 수 있도록 선 시스템 후 Operation 체계 구축이 필요합니다.

 ERP시스템을 구축한다는 것이 단순히 IT가 주도하는 시스템 구축 프로젝트를 넘어서 현업이 주인의식을 가지고 운영기준, 프로세스, 기준정보 및 데이타 등을 총망라해서 회사의 일하는 방식의 변화를 이끌어 가는 것입니다. 이러한 데이타의 Visibility와 정합성 등을 확보하기 위해서 기준정보 기준 수립 및 정비 또한 매우 중요합니다. 다음번에는 기준정보에 대해서 말씀드릴 예정입니다. 

 감사합니다.