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안녕하세요, KSUG Admin입니다.

"[2월 KSUG 패널 토크] SAP 협업 솔루션을 활용한 프로세스 자동화와 획기적인 비용 절감 사례” 세션이 많은 SAP 사용자 여러분의 관심 속에 마무리 되었습니다!

KSUG 온라인 패널 토크 세션의 시청자 여러분께서 남겨 주신 질문에 대한 패널 분들의 답변을 올려 드립니다.

이번 패널 토크에서 궁금했던 점을 풀어 보세요!

1. 문서 자동화 처리를 통한 비용 절감의 주요 항목은 무엇인지요? 문서 작성에 필요한 인력과 정보 조회 등 작성에 대한 정보 서치에 대한 비용 절감 등을 AI를 활용한 자동화 방안은 어떻게 성공적으로 도입 가능한지요?

[OpenText]문서자동화 처리를 통한 비용 절감의 주요 항목은 첫째 자동화를 통한 생산성 증가(담당 직원의 업무 부하 감소), 둘째 수작업 최소화를 통한 휴먼 에러 또는 처리지연 문제 해결(인보이스 등 금액, 처리기간이 중요한 경우 금전적 손실로 이어질 수 있음), 셋째 단순 반복 업무를 외주를 통해 수행하는 경우 외주 비용 절감입니다. 또한 문서작성을 위한 정보의 조회 등에는 OpenText Content Aviator가 사용될 수 있습니다. 문서 작성을 위한 정보를 저장된 문서들로부터 인공지능을 활용하여 질문형태로 확인할 수 있으며, 확인된 정보 및 정보가 포함된 문서를 바탕으로 문서 작성 등의 업무를 수행할 수 있습니다.

2. Opentext 서비스를 S/4HANA Public Edition에서도 연동하여 사용이 가능할까요?

[OpenText]OpenText SAP 관련 솔루션의 서비스는 S/4 HANA Public Edition을 기본적으로 지원합니다. 다만 Public Edition의 경우 SAP에 추가 컴포넌트를 설치할 수 없을 수도 있으니, 다양한 솔루션 중에 사용하시려는 솔루션에 대해서 지원 여부를 확인하시는 것을 추천드립니다.

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3. 출장 비용을 ERP와 연계한 자동화로 비용을 줄이기 위해서는 기존 업무 프로세서와 ERP 주요 변경 사항은 무엇인지요? 회계와 재무 측면과 일반 업무 부서 측면에서의 비용 절감과 비하여 업무 만족도는 어떻게 되는지요?

[bizplay]먼저 출장에 이르는 일련의 출장신청/예약/정산 단계의 프로세스를 일원화하고 축소화하는 과정이 필요합니다. 비즈플레이는 이러한 프로세스에 대한 부분이 회사의 규정과 프로세스에 맞게 준비되어 있습니다. 회계와 재무측면의 만족도는 실제 정산단계 시 적합하게 사용했는지 여부를 검증하는 과정이 52%이상 줄어들게 됩니다. 그 이유는 과거에는 사용한 후 맞게 사용했는지 검증을하지만, 비즈플레이를 통한다면 규정에 맞는 금액만 예약이 가능하기에 정산업무가 획기적으로 줄어듭니다. 또한 출장포인트를 통해 결재 시 국내숙박금액의 10%를 절감할 수 있는 부분과, 일반 업무 부서의 출장신청과 비용산정의 번거롭고 시간이 많이 소요되는 부분, 그리고 지출증빙의 법적효력이 있는 증빙처리로 종이영수증 또는 화면캡쳐영수증을 더 이상 첨부하지 않아도 되는 비용이 대폭 감소됩니다.

4. 북미 SAP Public 운영도 GDC에서 서비스 가능한지요?

[SotaTek Korea] Public 운영은 원격 지원해야하는 환경적 특성상 GDC 모델에 가장 적합하면서 자신있는 분야이기도 합니다. 소타텍은 Global 24시간 지원체계를 운영하고 있어서, 한국-베트남-인도 지원센터를 통하여 타임교차 티켓관리를 하고 있습니다. 또한 이러한 타임 시프트를 젠데스크라는 글로벌 시스템으로 관리하여 어떤 시간에도 즉각 대응이 가능하도록 운영하고있습니다.

5. GDC에 대한 고도화로 초기 인력 비용 등을 절감한 부분에 대한 비용이 추가되는 것은 아닌지요? GDC에 대한 ERP 업무의 주요 변경 및 준비 작업은 무엇인지요?

[SotaTek Korea] GDC는 특성상 기본 단가는 낮지만, 직간접 투자 비용이 발생할 수는 있습니다. 예를들어, 

1. 언어, 시차, 기대치 차이에서 올 수 있는 소통(R&R, Teamwork)등 사용자 편익을 위한 모델링 및 요구사항 파악, 이행 및 검토 적용하는 데 있어 업무완성도 차이로 만들어지는 품질관리 측면에서 추가 시간 소요가 발생 할 수 있습니다. (간접 비용)

2. 소통의 어려움을 겪어 베트남의 한국어 가능한 통역을 쓰거나 한국인 PM을 투입하는 경우가 보편적인 요소 입니다. (직접 비용)

그러나 장기적으로는 이러한 시간 및 한국 PM과 프로세스 모델링을 통해 더욱 빠르고 효과적으로 프로젝트를 끌어가게 됩니다. 

[GDC ERP 업무의 주요 변경 및 준비 작업]

- ERP 운영 모델 재설계: GDC 환경에 최적화된 ERP 업무 프로세스 정의 및 업체를 단순화 하고 방식을 조정

- 업무 자동화 및 AI 적용 확대: AI 기반 데이터 분석, 챗봇 활용, RPA 적용을 통한 운영 효율화

- 인력 운영 전략 조정: GDC와 기존 운영팀 간 역할 분담을 명확히 하고, 업무 이관 절차 정립

- 보안 및 데이터 보호 강화: 글로벌 데이터 보안 정책 준수, ERP 내 접근 권한 강화 및 모니터링 시스템 개선

- SLA(Service Level Agreement) 개선: GDC 운영 모델에 맞춘 SLA 기준 재정립 및 서비스 품질 관리 강화

6. 자동화된 프로세스의 성과를 어떻게 측정하고 평가할 수 있는지 알고 싶습니다. 구체적인 KPI(핵심 성과 지표)나 성공 사례가 궁금합니다.

[OpenText]자동화된 프로세스의 성과는 도입하는 기업마다 각자의 기준으로 측정 및 평가하고 있습니다. 자동화 전환률(전체 문서 대상 대비 자동화 프로세스를 도입한 정도) 또는 자동화 처리 시의 인식률 등으로 측정 및 평가할 수 있습니다. 또한 자동화 처리량(문서처리량) 등으로 측정 및 평가할 수 있습니다.

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7. 오픈텍스트의 일부 기능을 인하우스 API 와 연동해 SAP 데이터에 접근하는 방식도 가능할까요?

[OpenText]오픈텍스트 솔루션에서 제공하는 기능에 대해서는 API가 개발되어 있으며, 해당 API를 이용하여 인하우스 API를 구성할 수 있을 것이라 판단됩니다.

8. 문서처리 자동화 시스템과 SAP ECC 버전과의 호환성에는 문제가 없는지요?

[OpenText]문서처리 자동화 시스템은 SAP ECC 버전과의 호환성을 갖습니다. SAP에서 지원하는 ECC 버전에 대해서 OpenText에서도 동일한 지원을 하는 것이 기본이며, 실제 사용하시는 SAP ECC 버전에 대해 호환성 여부를 확인하시는 것을 추천드립니다.

9. SAP 에도 문서 생성 솔루션이 있는걸로 아는데 SAP 문서 생성 솔루션과 비교해서 Opentext 솔루션의 강점을 요약해주면 무엇이 있을까요?

[OpenText]OpenText 솔루션의 강점은 첫째 손쉬운 양식에 대한 디자인 및 수정 가능, 둘째 복잡한 문서 양식에 대한 디자인 기능, 셋째 UI를 기반으로 디자인으로 인한 낮은 기술요구로 볼 수 있습니다. 많은 기업이 양식 수정이나 신규 양식 작성 시 소요되는 시간으로 인해 손해를 보고 있으며, 복잡한 문서양식(테이블 내에 테이블 입력, 바코드 처리 등)에 대한 디자인이 지원되지 않아 추가 개발을 통해 업무를 구현하고 계십니다. 이에 OpenText 솔루션을 사용하시면 이러한 문제를 해결하실 수 있습니다.

10. 사내 HR과 ERP등을 SAP솔루션과 연동시에 수작업등을 최소화하기위해 준비해야할 사항과 AI등 머신러닝등을 통한 자동화 작업이 어느정도 수준에서 가능한지 궁금합니다.

[OpenText]사내 HR과 ERP 등을 OpenText 솔루션과 연동하기 위해서는 적용 대상 및 적용 모듈의 확인, 관리 및 처리가 필요한 문서에 대한 분류, 업무 처리 시나리오에 따른 문서 처리 흐름, HR 및 ERP 연관 시스템의 파악 등을 준비하시면 좋을 것 같습니다. 자동화 작업의 수준은 문서의 품질에 달려 있습니다. 높은 품질(높은 해상도, 정형화 양식)의 문서 자동화 처리의 경우 아주 높은 수준의 자동화 작업을 구현할 수 있습니다. 

11. sap 협업 솔루션중 문서 자동화 처리 솔루션을 적용시 암호화된 문서는 어떻게 처리해서 진행을 하시는지요?

[OpenText]DRM을 통한 암호화를 말씀하시는 것으로 보여지는데요. 일단 외부로부터 전달받은 인보이스 등 다양한 문서들은 암호화되어 유입되는 것이 아니기 때문에 DRM의 영향을 크게 받지 않는다고 볼 수 있으며, 이는 암호화에 대한 고려 대상에서 제외할 수 있음을 의미합니다. 또한 내부에서 생성된 DRM이 적용된 문서의 경우, DRM API 등을 이용하여 복호화하여 처리한 후 다시 암호화하는 등의 커스터마이징이 필요합니다.

12. 빅데이터 영역에서 비정형 데이터, 그래프 데이터의 비중과 중요성이 늘고 있는데 이 영역에서 기술발전 방향과 타사 솔루션 대비 차별화 포인트는 어떤것이 있는지요

[OpenText]인공지능의 발전에 따라 정형데이터가 아닌 비정형 데이터를 인공지능이 분석하고 인사이트를 제공하는 기술이 발전되고 있으며, 이는 단순 텍스트에서 이미지, 문서 등으로 확장되고 있다고 볼 수 있습니다. 이 영역에서 타사 솔루션 대비 OpenText의 차별화 포인트는 첫째, 분석하기 위한 문서의 통합 저장 및 분류 저장, 관리 능력, 둘째, 인공지능의 분석 성능이라고 볼 수 있습니다. 쉽게 설명하면 사내에 분산되어 분류체계 없이 저장된 수많은 데이터를 모두 인공지능이 분석하기에는 한계가 있으며 따라서 업무에 특화된 데이터를 분류하고 통합하여 저장한 후, 해당 데이터에 대해서만 인공지능이 탐색할 수 있게 하는 것이 아주 중요하며 이는 OpenText의 큰 차별점이라고 볼 수 있습니다.

13. 시스템 개발/구축을 하는 경우, 기존 CRM/ERP 시스템과의 연동을 쉽게 자동화하는 방안이 있는지 궁금합니다

[OpenText]OpenText 솔루션의 경우 CRM/ERP와의 커넥터가 개발이 되어 있습니다. 따라서 기 개발된 커넥터를 통해 쉽게 연동할 수 있습니다.

[SotaTek Korea] 기존 CRM/ERP 시스템과의 연동을 보다 쉽게 자동화하기 위해 여러 가지 기술적 접근 방법이 가능하며, 소타텍은 이러한 개발 및 구축에 강점을 가지고 있습니다.

연동 자동화 방식

1. API 기반 연동

ERP 및 CRM 시스템 간 실시간 데이터 연동을 위해 API활용

RESTful API 또는 SOAP API를 통해 주문, 고객 정보, 매출 데이터 등을 자동으로 동기화

클라우드 ERP 및 SaaS CRM 솔루션과의 연계 용이

2. iPaaS(Integration Platform as a Service) 활용

Mulesoft, Dell Boomi, SAP Integration Suite 등의 iPaaS 솔루션을 활용하여 이기종 시스템 간 자동 연동

Low-Code/No-Code 방식으로 설정 가능하여 유지보수 비용 절감

3. RPA(Robotic Process Automation) 적용

기존 시스템에 대한 API 지원이 제한적일 경우, RPA를 활용하여 데이터 입력 및 처리 자동화

ERP 및 CRM 간 비구조화된 수작업 프로세스를 자동화하여 업무 효율성을 향상

4. ETL(Extract, Transform, Load) 방식 적용

대량의 데이터를 주기적으로 변환하여 ERP와 CRM 간 연동하는 방법

배치 프로세스를 활용하여 데이터 정합성을 유지하면서 통합 가능

5. SAP BTP (Business Technology Platform) 또는 Middleware 솔루션 활용

SAP 환경 내에서는 SAP BTP를 활용하여 ERP-CRM 간 유연한 통합 아키텍처를 구축

SAP PI(Process Integration) 또는 SAP CPI(Cloud Platform Integration)와 같은 Middleware 솔루션 활용 가능

14. 정확도가 안나오는 경우 최적화를 자동화하여 적용이 가능한지 또는 전문가가 수동으로 커스토마이징이 필요한지 궁금합니다

[OpenText]정확도가 안 나오는 경우 문서 품질에 대한 분석, 학습 데이터의 조정, SAP 마스터 데이터 보완 등의 방법으로 정확도를 높일 수 있습니다.